Jak konferansjer może pomóc występującym?
Pracę konferansjera można podzielić na kilka aspektów - dbanie o porządek i scenariusz, podnoszenie energii i interakcja z publicznością, ciekawe komentowanie tego, co się dzieje i wszystko inne, co jest wpisane w scenariusz. Jednak nie wszystkie aspekty pracy konferansjera są wpisane w scenariusz. Jedną z tych, która nie jest wpisana jest dbanie o występujących na scenie.
Co osoba prowadząca może zrobić, żeby mówcy się nie stresowali? Co może dodać, żeby poczuli się wzmocnieni? Co może powiedzieć, żeby zostali lepiej odebrani przez słuchaczy?
Czego dowiesz się z artykułu?
Jak dobrze zapowiedzieć prelegenta
Jak rozładować napięcie
Jak zareagować, gdy są problemy techniczne
Jak zachęcić do pytań i interakcji
Jak skutecznie skomentować prezentację
Konferansjer uspokaja Twoich gości
Nie wszyscy występujący są przyzwyczajeni do blasku reflektorów na scenie. Często firmy na mówców biorą osoby, które są wybitne w swojej dziedzinie, jednak bez doświadczenia w wystąpieniach. Ci mówcy po prostu nie mieli takiej potrzeby, żeby występować, ponieważ skupili się na swojej robocie. I to jest w porządku. W taki sytuacjach konferansjer może odegrać istotną rolę we wspieraniu prelegentów podczas ich wystąpień. Nie chodzi tutaj o to, żeby wtrącał się występującym i przejmował ich uwagę. Chodzi o to, żeby im pomógł. Czasami coś dodał, czasami zareagował, a czasami po prostu był blisko i wsparł przyjaznym spojrzeniem. Oto kilka sposobów, które można wdrożyć na swoich wydarzeniach.
Dobra zapowiedź prelegenta
Pierwszą i pierwszorzędną rzeczą do zrobienia jest zapowiedź prelegenta. Można po prostu odczytać to, co wysłał Wam mówca (albo klient). Wszystko jest cudownie, gdy ktoś jest świadomy i ma przygotowaną swoją zapowiedź. Natomiast to zdarza się tylko przy doświadczonych mówcach. Na konferencjach firmowych zwykle osoba prowadząca dostaje kopiuj-wklej ze strony, gdzie podane są wszystkie informacje o mówcy. A danie wszystkich informacji o mówcy w zapowiedzi jest poważnym błędem. Naprawmy go.
Zapowiedź ma na celu wzmocnienie mówcy i zaciekawienie słuchaczy. Skuteczna zapowiedź powinna trwać około 45 sekund i powinna zawierać 4 elementy:
Temat wystąpienia - o czym usłyszy publiczność
Korzyść - jaka jest najważniejsza korzyść dla słuchaczy
Kwalifikacje - dlaczego tej osoby warto słuchać w danym temacie
Imię i nazwisko prelegenta - kto do nas mówi
Gdy to zrobimy, zyskamy zaufanie i zainteresowanie publiczności, a sam mówca wejdzie na scenę bardziej pewny siebie.
Skuteczne rozładowanie napięcia
Napięcie na wydarzeniu może być wywołane wieloma rzeczami. Może to być niedziałający ekspres do kawy, zbyt wysoka temperatura w pomieszczeniu czy kontrowersja w poprzednim wystąpieniu. Niezależnie od tego, co to jest, konferansjer może zareagować i zyskać przychylność publiczności. Jeśli tego nie zrobi, to ludzie zamiast na mówcy, będą skupieni na niedogodności. Najlepiej jest to zrobić razem z zapowiedzią gościa. Dzięki temu prelegent nie będzie miał w głowie najczarniejszych scenariuszy i wyjdzie na scenę choć trochę uspokojony.
Jak to zrobić? Jak rozładować napięcie wywołane niedziałającym ekspresem?
Dobrym sposobem jest nazwać problem i powiedzieć o rozwiązaniu:
“Widzę, że nie wszyscy zdążyli napić się kawy z powodu niedziałającego ekspresu. Zdaję sobie sprawę, że łyk dobrej, pysznej kawy to dla niektórych ważny element konferencji. Ja mam tak samo. Hotel już zamówił dodatkowe ekspresy i będą dla Państwa na kolejnej przerwie. Teraz proszę o to, żebyśmy wspólnie wytrzymali do tej przerwy dlatego, że za chwilę na scenę wyjdzie mówca, który ma dla Państwa niezwykłe wystąpienie.”
Dzięki temu słuchacze mogą ponownie skupić się na konferencji. Wszyscy wiedzą, że problem nie jest olany i wiedzą też, że zostanie rozwiązany. A sam mówca będzie czuł się bardziej komfortowo wychodząc przed ludzi.
Wsparcie podczas problemów technicznych
Niedziałający ekspres również jest problemem technicznym. W tym punkcie chodzi mi o to, co dzieje się już w trakcie wystąpienia gościa. Jeśli dzieje się coś, co przeszkadza mówcy, konferansjer może, a nawet powinien zareagować. W przypadku problemów technicznych konferansjer może zająć się sytuacją, udzielać informacji publiczności i utrzymywać płynność wydarzenia, dając prelegentowi i organizatorom czas na rozwiązanie problemu. Problemami technicznymi mogą być: niedziałająca prezentacja, wyłączony mikrofon albo głośne rozmowy na sali. Często bywa tak, że mówca sam daje sobie radę i zgrabnie przechodzi do kolejnych punktów. Jednak gdy to się nie dzieje, to dobrym pomysłem jest wyjście na scenę i wejście z prelegentem w interakcję. Może to zrobić na przykład tak: “Przepraszam Panie Jacku, widzę, że prezentacja się zawiesiła. Mam propozycję. Widząc, jak wiele Pan wie w tym temacie, możemy kontynuować chwilę bez prezentacji, a Panowie z obsługi popracują nad problemem. Widziałem na slajdzie, że mówił Pan o tym, jak ważne jest dbanie o kręgosłup. Może Pan powiedzieć coś więcej na ten temat?”
Dzięki temu rozwiązujemy problem i gość znacznie mniej się stresuje, bo nie jest sam i nie musi się z tym sam męczyć. A nawet zyskuje sympatię publiczności, ponieważ mówi bez prezentacji, czyli bardziej naturalnie. W słuchaczach pojawia się empatia, ponieważ każdy, kto choć raz był na scenie wie, jakie to stresujące.
Czas na zadawanie pytań
Część prelegentów ma przeznaczony czas na zadawanie pytań. Są sytuacje, w których konferansjer nie jest potrzebny, ponieważ mówca sam tym zarządza. Są też sytuacje, w których jest potrzebny i może pomóc.
Konferansjer może motywować publiczność do zadawania pytań i uczestnictwa w dyskusji po prezentacji. Gdy mówca pyta się publiczności: “Czy są pytania?” i w tej sytuacji nie ma żywej reakcji na publiczności, konferansjer może wziąć mikrofon do ręki, wstać i:
razem z mówcą zachęcić słuchaczy do działania
poinstruować, gdzie sią mikrofony (o ile są dodatkowe)
wejść między ludzi na widowni i komentując to co robi, zapraszać do pytań, przekazując swój mikrofon
samemu zadać pytanie
Dzięki temu gość na scenie poczuje się ważny. A całość nabierze dynamiki i będzie jeszcze lepiej odebrana przez uczestników wydarzenia.
Dziękujemy Ci za wystąpienie
Po każdym wystąpieniu konferansjer powinien je podsumować. Podziękowanie jest bardzo miłe dla występującego i należy o nim pamiętać, ale samo może zostać odebrane lekceważąco. Nie trzeba tego robić długo, żeby nie zanudzić publiczności. Trzy zdania do 30 sekund w zupełności wystarczą. A jeśli event jest opóźniony, to wystarczy jedno ciekawe zdanie, które potrwa tylko 10 sekund. To jest lepsze, niż przejście od razu do kolejnego punktu dlatego, że po pierwsze, pokazujemy mówcy, że jest wysłuchany, a po drugie sprawiamy, że zostanie lepiej zapamiętany. Lepiej zapamiętany dzięki efekcie świeżości. Efekt świeżości polega na tym, że najłatwiej zapamiętujemy te informacje, które docierają do nas na końcu. Konferansjer może pomóc w podkreśleniu kluczowych punktów prezentacji, przypominając publiczności o istotnych informacjach. Z podsumowaniem konferansjera całość jest jeszcze lepiej poukładana, a przez to przyjemniejsza do zapamiętania.
Jeśli konferansjer chce dodać odrobinę spontaniczności i świeżości może na swój sposób skomentować to, co zostało powiedziane. Odrobina humoru sprawi, że proces poznawszy słuchaczy będzie skuteczniejszy. Uczestnicy wydarzenia będą się lepiej bawić i nauczą się więcej.
Podsumowanie
Konferansjer może pomóc występującym na wiele sposobów. A w konsekwencji pomóc nie tylko osobie na scenie, ale i wszystkim na wydarzeniu. Ponieważ sprawi, że całość będzie ciekawsza. Zaczynając od szczerego słuchania prelegenta, a na wchodzeniu z nim w rozmowę przy wyłączonej prezentacji kończąc.
