Kiedy potrzebujesz konferansjera (4 wskazówki)
Będąc wiele lat w branży eventowej znamy aż nazbyt dobrze teksty:
„eeee nie potrzebujemy konferansjera”
„prezes poprowadzi”
„pani Halinka będzie zapowiadać gości”
„tam będzie 20 osób, po co nam prowadzący?”
Jasne, są wydarzenia, które nie wymagają obecności konferansjera. Eventy, które faktycznie są tak małe, że konferansjer przeszkadzałby, a nie pomagał, bo budowałby dystans, zamiast łączyć prezentujących z uczestnikami. Są spotkania wewnętrzne, na których prezes czy wspomniana już hipotetyczna pani Halinka poradzą sobie z wystąpieniem publicznym. Chcemy Wam dziś tylko podpowiedzieć, kiedy lepiej nie ryzykować i wykonać telefon po człowieka od mikrofonu.
Czego dowiesz się z artykułu:
czy konferansjer jest potrzebny na każdym evencie?
dlaczego wręczenie nagród na scenie wymaga precyzyjnego planowania?
dlaczego brak konferansjera może wydłużyć event ?
jak podkreślić swój status będąc gospodarzem wydarzenia?
jaki poziom energii powinien mieć konferansjer?
Wręczenie nagród is coming
Dyplom, kwiaty, laudacja, czek, pralka, długopis, snopowiązałka i inne cuda, które otrzymują na eventach obdarowani nagrodami. Sytuacja przekazywania nagród może wywołać chaos. Bardzo często na scenie znajdują się osoby, które wręczają nagrody, odbierają nagrody, wnoszą nagrody na scenę, wyczytują zwycięzców. Najczęściej nie ma szansy zrobić próbę generalną z udziałem wszystkich.
I tu cały na czarno (no bo przecież impreza elegancka) wchodzi doświadczony konferansjer (lub konferansjerka). Zna scenariusz, wie ile osób ma się zmieścić na scenie w kulminacyjnym momencie, np. wręczenie nagrody głównej i pamiątkowe foto. Wie też, kto odpowiada za przyniesienie nagród, kto za wręczenie. Ma w ręce scenariusz, w którym umieszczono wszystkie nazwiska oraz mikrofon, dzięki któremu może zwracać się bezpośrednio do osób na scenie.
Prowadzący (lub prowadząca) ma wszystkie narzędzia do tego, żeby pokierować wydarzeniami na scenie w tej sprzyjającej chaosowi sytuacji. Problem w tym, że człowiek bez doświadczenia może nie tylko zrobić to źle czy mało adekwatnie do sytuacji, ale może w ogóle nie wiedzieć, że w danej sytuacji powinien zachować wzmożoną czujność i aktywność.
Jeśli Wasz event cierpi na ciężki przypadek wręczenia nagród, bez wahania dzwońcie po pogotowie konferansjerskie.
Pan od czasu
Widziałem taką sytuację. Wspaniale zaplanowana gala. Scenariusz rozpisany co do jednego zdania. Szpigiel (czyli taka szczegółowa rozpiska) przygotowany pięknie i czytelnie, włącznie z precyzyjną czasówką. Niestety, na scenie dwie pary konferansjerskie w tym troje totalnych laików i prezenter telewizyjny - sztuk jeden.
Skutek? Każde wejście konferansjerskie dłuży się jak wyżuta guma. Mimo poleceń stage managera, organizatorów, tour managera zespołu, który ma grać na zakończenie osoby prowadzące nie potrafią wykonać dynamicznej, konkretnej zapowiedzi. Gala zamiast trwać 2 godziny, przedłuża się do 3,5. Zespół grający na koniec występuje dla częściowo pustej publiczności, bo część przybyłych z całej Polski gości musi już na początku występu lecieć na pociąg. No, słabo.
Konferansjer z doświadczeniem scenicznym widzi, ile ma czasu na wejście i mniej więcej potrafi je sobie zaplanować. Wie, kiedy może “pobajdurzyć” swoimi historiami, a kiedy złapać kontakt z publiką poprzez interakcje. Wie też, kiedy należy bezwzględnie przyspieszyć.
VIP na scenie
Pisząc VIP wcale nie mam na myśli ministra, prezesa czy celebrytę. Mam na myśli osobę, której status chcemy podnieść w oczach uczestników. Zdarza się, że organizator/lider przedsięwzięcia/ prezes ma potrzebę by zostać lepiej zapamiętanym i podnieść swój status. Nie ma w tym absolutnie nic złego, cel biznesowy jak każdy inny. Pytanie, jak go zrealizujemy. Pomysł by być jak najdłużej na scenie i móc przekazać informację o swoich osiągnięciach w moim odczuciu jest nietrafiony. Łatwo przesadzić, zostać odebranym jako ten, który się przechwala.
I tu zaczyna się rola prowadzącego. Konferansjer to rola służebna w stosunku do występujących (podkreśla ich rolę, co automatycznie obniża jego pozycję).
Event z luzem
“Chcemy, żeby ktoś poprowadził luźno i z humorem”. To jedna z najczęstszych fraz, jakie znajdujemy w zapytaniach o konferansjerów. Widziałem niejeden event prowadzony przez przedstawiciela klienta. Większość z nich nie miała nic wspólnego z luzem, ani humorem. Mało doświadczona osoba, “wrzucona” w nową rolę i próbująca odnaleźć się na scenie z dużą dozą prawdopodobieństwa będzie zestresowana. Mało tego, my wiemy, ale osoba prowadząca po raz pierwszy raczej nie - że konferansjer musi mieć nieco wyższy poziom energetyczności. Jeśli mówi ze swoim codziennym poziomem entuzjazmu to na scenie będzie to niewystarczające. Oczywiście, zdarzają się wyjątki. Pracownik klienta, który jest zwierzakiem scenicznym i znając otoczenie czuje się na scenie eventu firmowego jak ryba w wodzie. Czasem tak bywa, ale czy warto ryzykować?
